Actualités fiscales

Numérisation des factures « papier » : mode d’emploi

Arrêté ECFE1705189A du 22-3-2017

 

Depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent conserver leurs factures établies ou reçues sur support papier sous forme électronique pendant le délai fiscal de 6 ans.

 

Jusqu’à l’intervention de la loi de finances rectificative pour 2016, les factures « papier » devaient être conservées et stockées sous leur forme originelle pendant six ans (CGI art. 286, I-3o-3e al. et LPF art. 102 B et 102 C). Depuis le 30 mars 2017, les assujettis à la TVA peuvent conserver leurs factures papier de manière numérisée s’ils respectent des conditions garantissant que la copie est conforme à l’original en image et en contenu (LPF art. A 102 B-2). Ainsi, en cas de mise en place d’un code couleur, les couleurs sont reproduites à l’identique, les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits et en cas de compression de fichiers, l’opération doit se faire sans perte.

A noter :

La durée de conservation de 6 ans n’est pas modifiée.

 

L’archivage numérique peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté. Les opérations d’archivage numérique des factures papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3, et est assorti :

  • d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile,
  • d’une empreinte numérique,
  • d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au RGS de niveau une étoile,
  • ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

A noter

L’arrêté ne vise que les factures papier émises ou reçues à compter du 30 mars 2017 et ne précise pas si la numérisation peut concerner les factures en « stock » à la même date. Des précisions administratives sur ce point seraient les bienvenues.

Cela  reste une mesure complexe pour les néophytes en informatique