Toute personne assujettie à la TVA, qui enregistre les règlements de ses clients particuliers au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions de sécurisation des données, attestées soit par un certificat délivré par un organisme accrédité, soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l’administration.
La Loi de Finances pour 2026 rétablit la possibilité pour les éditeurs de logiciels de caisse d’auto-certifier, au moyen d’une attestation individuelle, que leur logiciel remplit les conditions requises.
Questions/Réponses
Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel/système de caisse sécurisé ?
Sont principalement concernés par l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé, les professionnels soumis à la TVA qui réalisent des opérations avec des particuliers.
En revanche, ne sont pas concernés par cette obligation :
> les professionnels non soumis à la TVA (relevant de la franchise en base ou exonérés de TVA) ;
> les professionnels dont les clients sont exclusivement des professionnels.
Est-il obligatoire d’acquérir un logiciel ou un système de caisse sécurisé ?
Le professionnel n’a pas l’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse pour réaliser ses encaissements. Toutefois, dès lors que le professionnel dispose d’un logiciel ou d’un système de caisse, celui-ci doit satisfaire à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Cette obligation vise tous les logiciels qui enregistrent des paiements, quel que soit le mode de règlement.
Quels sont les logiciels concernés ?
L’obligation vise tous les logiciels et systèmes qui comprennent une fonctionnalité de caisse.
Le logiciel multi-fonctions qui, d’une part, enregistre un paiement et, d’autre part, génère un enregistrement comptable en mode « brouillard », en laissant à l’utilisateur la possibilité d’y apporter des modifications avant intégration définitive dans la comptabilité, est soumis à l’obligation de certification.
Quels sont les justificatifs à produire ?
Le respect conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données peut être justifié :
> Soit par un certificat délivré par un organisme accrédité ;
> Soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l’administration.
L’entreprise doit s’assurer qu’elle dispose du certificat ou d’une attestation correspondant à la version du logiciel utilisé.
Ce document peut être demandé par l’administration fiscale :
> à l’occasion d’une vérification de comptabilité ;
> lors d’un contrôle inopiné des agents de l’administration fiscale qui peuvent intervenir dans les locaux professionnels, selon une procédure et des horaires encadrés.
L’absence de certificat ou d’attestation est soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système utilisé et non sécurisé, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.
Synthèse
Obligation pour les professionnels depuis le 1er janvier 2018
Obligation pour les professionnels depuis le 1er janvier 2018
Comment justifier de l’obligation de conformité des logiciels de caisse ?
Un certificat
Délivré par un organisme accrédité (AFNOR/INFOCERT, LNE)
ou
Une attestation individuelle
Délivré par un organisme accrédité (AFNOR/INFOCERT, LNE)
Les données concernées
Les données concernées sont les données de règlement liées à la réalisation d’une transaction. Sont visés :
- le numéro de justificatif ;
- la date (année, mois, jour, heure, minute) ;
- le numéro de caisse ;
- le montant total TTC ;
- le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total HT de la ligne, taux de TVA associé) ;
- toutes les données liées à la réception du paiement (mode de règlement notamment) ;
- les traces de modifications et corrections apportées.
Sont également concernées les données permettant d’assurer la traçabilité et de garantir l’intégrité des données concourant à la réalisation de la transaction ainsi que les données permettant de générer des données d’archive selon un procédé fiable.
Qui est concerné ?
Je suis :
Un professionnel (redevable de la TVA)
OUI, je suis concerné
Un professionnel en franchise en base ou exonéré de TVA
NON, je ne suis pas concerné
Un particulier (non assujetti à la TVA) qui fait du e-commerce
NON, je ne suis pas concerné
Quelles sont les sanctions ?
Amende pour défaut de justification (certificat ou attestation) : 7 500 €
[amende due pour chaque logiciel / système de caisse dépourvu de justification]
Délai de mise en conformité : 60 jours
[délai franc]
Passé le délai de mise en conformité, l’administration peut demander à l’assujetti de produire à nouveau
les justificatifs
A défaut de production des justificatifs, l’amende est à nouveau applicable