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Modalités de conservation des factures : numérisation des factures papier

Les entreprises sont autorisées à conserver au format électronique les pièces justificatives, essentiellement les factures, établies ou reçues au format papier ; jusqu’à présent elles devaient être conservées sous leur forme originale, c’est-à-dire sur support papier.

Ainsi, lorsque les documents et pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés, indifféremment, sur support informatique ou sur support papier, pendant un délai de six ans.

Les modalités de numérisation des factures papier ont été précisées dans un arrêté publié au Journal officiel du 30 mars 2017. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu, afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3).Ces mesures entrent en vigueur à compter du 31 mars 2017.

Chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Il n’est toutefois pas précisé si cette possibilité ne vise que les factures papier émises ou reçues à compter de cette date ou si elle peut concerner également les factures en « stock » à la même date.