Le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) a fixé de nouvelles règles relatives à la déduction forfaitaire spécifique (DFS, appelée également abattement pour frais professionnels de 10%). Pour permettre aux entreprises de s’adapter, les nouvelles règles deviendront obligatoires pour les entreprises à partir du 1er janvier 2023 (tolérance des URSSAF d’ici là).
Désormais, l’administration considère que l’employeur ne peut appliquer une DFS que si le salarié supporte effectivement des frais lors de son activité professionnelle, justificatifs à l’appui. En cas d’absence ou de congé, rémunéré ou non rémunéré, d’un salarié, la DFS ne peut être appliquée que sur la rémunération correspondant à un travail effectif du salarié. Si l’absence, rémunérée ou non rémunérée, couvre un mois complet (pour cause de maladie ou de congés), l’application de la DFS au titre de ce mois n’est pas admise.
Par ailleurs, à défaut d’accord collectif ou d’accord avec les représentants du personnel, il appartient à chaque salarié d’accepter ou non l’option pour la DFS. L’entreprise doit ainsi s’assurer annuellement, par tout moyen, du consentement de ses salariés à l’application de cette dernière. Pour cela, l’employeur met en œuvre une procédure consistant à informer chaque salarié concerné, par tout moyen donnant date certaine à cette consultation, de ce dispositif et de ses conséquences sur la validation de ses droits aux assurances sociales (le fait de cotiser sur une assiette abattue peut en effet avoir des conséquences plus ou moins importantes sur les droits à prestations, notamment en matière de retraite). Une réponse d’accord ou de refus doit être retournée par le salarié. Si le salarié indique vouloir bénéficier de la DFS ou y renoncer, sa décision prendra effet à compter du 1er janvier de l’année civile suivante. S’il ne répond pas à cette consultation, son silence vaut accord.
A noter, par exception, certaines sommes représentatives de remboursements de frais professionnels ne doivent pas être réintégrées dans l’assiette des cotisations lorsque l’employeur applique une DFS. Ainsi, il ne faut pas réintégrer dans l’assiette des cotisations, même en cas d’application d’une DFS, les indemnités et allocations suivantes :
- la prise en charge obligatoire des frais de transport domicile-lieu de travail (50 % des abonnements de transport en commun)
- la contribution patronale à l’acquisition des titres-restaurant, pour leur part exonérée de cotisations sociales
- les indemnités de grands déplacements allouées aux ouvriers du bâtiment
- les frais occasionnés par la mise à la disposition du salarié d’un véhicule de transport en commun pour le conduire sur le lieu de travail
- les frais de transport exposés à l’occasion des voyages de début et de fin de chantier par les ouvriers du BTP, ainsi que des voyages de détente prévus par les conventions collectives du BTP
- les frais professionnels engagés par un salarié à titre exceptionnel (en cas d’urgence notamment), pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures (matériel de bureautique, vêtements de travail…) pour le compte de l’entreprise alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas
Uniquement jusqu’au 31 décembre 2022, il n’y a pas à réintégrer dans l’assiette des cotisations sociales les remboursements de frais et prises en charge directes par l’employeur qui suivent :
- prise en charge directe par l’employeur auprès d’un tiers (hôtelier, restaurateur, entreprise de taxi…) des frais du salarié en situation de déplacement professionnel (frais d’hébergement, frais de repas, frais de taxi…)
- remboursement des dépenses d’entretien des vêtements de travail
- remboursement des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de sa participation, à la demande de son employeur et à titre exceptionnel, à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise
- remboursement des dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur à l’occasion des repas d’affaires dûment justifiés (sauf abus manifeste)